Privacidade e proteção de dados

O Menteris é uma plataforma contratada por empresas para identificar e gerenciar riscos psicossociais no trabalho, atendendo à NR-1 e ao GRO/PGR.

A empresa que contrata a plataforma é a controladora dos dados: é ela quem decide quais dados são coletados, de quem e por quanto tempo. O Menteris atua como operador, tratando os dados apenas para prestar o serviço e seguindo as instruções da empresa contratante.

Na prática: se você é funcionário de uma empresa que usa o Menteris, a responsável pelos seus dados é o seu empregador. Pedidos sobre seus dados devem ser dirigidos primeiro a ele.

A plataforma trata os seguintes conjuntos de dados:

• Cadastro de acesso. Nome, e-mail corporativo e senha. A senha é armazenada apenas como hash, nunca em texto legível, e não pode ser lida por ninguém.
• Dados da empresa. Razão social, nome fantasia, CNPJ, setor econômico, responsável técnico de SST e seu registro profissional, setores e estrutura organizacional.
• Respostas de questionário. As respostas às perguntas do instrumento e, se a pessoa quiser, um comentário em texto livre. Essas respostas não ficam ligadas a quem respondeu (ver o item 3).
• Participação. O sistema registra que um convite de resposta foi usado, para impedir resposta dupla e compartilhamento de link. Esse registro diz que alguém respondeu, nunca o que foi respondido.
• Relatos e denúncias. A descrição do relato, anexos, o histórico de tratativa e, quando a pessoa opta por se identificar, os dados de identificação. Relatos anônimos não guardam identificação.
• Documentos enviados. PGR e outros documentos de gestão de risco anexados pela empresa, além de evidências de planos de ação.
• Registros de auditoria. Ações relevantes feitas na plataforma, com e-mail do usuário, endereço IP, navegador, data e hora. Servem para rastrear acessos indevidos e comprovar a gestão do risco perante a fiscalização.

O anonimato da pesquisa não depende de configuração nem de promessa: ele é uma característica do banco de dados.

• A resposta não tem nenhum vínculo com o usuário, o convite ou o e-mail que a originou.
• O endereço IP de quem responde não é registrado junto com a resposta.
• Resultados só aparecem depois de um número mínimo de respostas por recorte, definido pela empresa. Abaixo desse mínimo, nada é exibido, para que ninguém seja identificável pelo grupo.
• A análise é sempre coletiva, por setor ou por dimensão do instrumento. A plataforma não produz diagnóstico, laudo ou avaliação individual de nenhum funcionário.

O comentário em texto livre é opcional. Ele é anônimo como o resto da resposta, mas evite citar nomes ou situações que identifiquem você ou terceiros.

Cada tratamento tem uma finalidade e uma base legal definida:

• Cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II). Identificação, avaliação e controle de riscos psicossociais, emissão de inventário de riscos e planos de ação exigidos pela NR-1, além da guarda dos registros para fiscalização.
• Execução de contrato (art. 7º, V). Criação de contas, autenticação, envio de e-mails da operação e suporte à empresa contratante.
• Legítimo interesse (art. 7º, IX). Segurança da plataforma, registros de auditoria e prevenção de fraude e acesso indevido.
• Proteção da integridade física e apuração de irregularidades. Tratamento de relatos e denúncias, inclusive para atender à legislação de assédio e de canal de denúncia.

Dados de questionário não são usados para decisão automatizada sobre pessoas, avaliação de desempenho, promoção ou desligamento.

Não vendemos dados e não os cedemos para publicidade. O acesso é limitado ao necessário para operar o serviço:

• Dentro da empresa contratante. O acesso é definido por papel. Relatos e denúncias, por exemplo, ficam restritos a quem tem atribuição para tratá-los.
• Infraestrutura de nuvem. Servidores de aplicação, banco de dados e armazenamento de arquivos, usados apenas para hospedar a plataforma.
• Envio de e-mail transacional. Recebe o endereço do destinatário e o conteúdo da mensagem (convite, redefinição de senha, aviso da operação).
• Leitura assistida de documentos. Quando a empresa envia um PGR para extração automática de riscos, o conteúdo do documento é processado por um provedor de modelo de linguagem. Só passam por essa etapa os documentos que a empresa enviar. Respostas de questionário e relatos não são enviados a esse provedor.
• Autoridades públicas. Quando houver requisição legal ou fiscalização trabalhista, nos limites da lei.

Os dados são mantidos enquanto durar o contrato com a empresa e pelo prazo em que a legislação exigir a guarda dos registros de gestão de risco. O relatório oficial emitido tem vigência de dois anos e é preservado como versão imutável, para servir de prova documental.

Encerrado o contrato e vencidos os prazos legais, os dados são eliminados ou devolvidos à empresa contratante, conforme ela determinar. Registros de auditoria e documentos com valor probatório podem ser mantidos pelo prazo legal, mesmo após a exclusão da conta.

A LGPD (art. 18) garante ao titular o direito de confirmar o tratamento, acessar seus dados, corrigir dados incompletos ou desatualizados, pedir anonimização ou eliminação de dados tratados sem necessidade, solicitar portabilidade, saber com quem os dados foram compartilhados e revogar consentimento quando o tratamento se basear nele.

Como a empresa contratante é a controladora, o pedido deve ser feito a ela, normalmente pelo RH ou pelo encarregado de dados dela. O Menteris apoia a empresa no atendimento dentro dos prazos legais.

Um limite honesto: respostas de questionário são anônimas por construção e não podem ser localizadas, corrigidas ou excluídas individualmente, porque não há como saber qual resposta é de quem. Isso é consequência direta da proteção descrita no item 3.

O titular também pode peticionar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

A plataforma aplica controle de acesso por papel, isolamento de dados entre empresas, senhas armazenadas apenas como hash, cifra de campos sensíveis em repouso (como conteúdo de relatos e comentários), tráfego cifrado e registro de auditoria das ações relevantes.

Nenhum sistema é imune a incidentes. Havendo incidente de segurança com risco relevante aos titulares, a empresa contratante é comunicada para que possa notificar os titulares e a ANPD, como determina o art. 48 da LGPD.

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Não usamos cookies de publicidade, rastreamento entre sites ou perfilamento. As fontes usadas na interface são servidas pelo próprio domínio, então seu navegador não é exposto a serviços de terceiros ao abrir as telas.

Dúvidas sobre este aviso ou sobre o tratamento de dados na plataforma podem ser enviadas pelo canal de suporte. Se o pedido envolver seus dados pessoais como funcionário, procure também o encarregado de dados da sua empresa.

Este aviso pode ser revisado para refletir mudanças na plataforma ou na legislação. A data da última revisão fica no topo da página.